방문객 관리 솔루션을 통해 고객 서비스의 질을 높이고 보안수준을 향상시킬수 있다.
보안은 방문자가 있는 회사에는 그 회사의 규모와는 상관없이 최고의 우선순위가 될 수밖에 없다.
그리고 대부분의 회사에서 로비는 방문객들에게 회사의 첫 인상을 가늠하는 중요한 장소이다.
로비에 설치된 전자방문객관리시스템은 방문객들에게 긍정적인 이미지를 선사할 수 있을 뿐 아니라
방문객들에게 이곳이 안전하다는 느낌도 주는 일석이조의 효과를 거둘수 있다.
대부분의 회사에서 로비는 방문객들, 계약업체들, 사업 파트너 업체들, 미래의 직원들 등에게 회사의
첫인상을 가늠하는 중요한 장소가 된다. 서면 방명록에 이름을 휘갈겨 쓰게 만들고, 그들에게 손으로
쓴 스티커를 부착하도록 하는 것은 그다지 좋은 인상을 주진 못한다.
방문객을 확인하는 이러한 방식은 신속하고 손쉬운 방법이긴 하지만 보안기능은 거의 수행하지 못하며
그 회사에 대한 부정적인 이미지와 또 다른 문제들을 야기한다.
방문객출입관리시스템이 없는 경우를 한번 생각해볼까요?
어느 기업이든 방문을 해본 사람은 알 것입니다.
정문이나 로비가 아예 비어있어서 표지판과 눈싸움을 하며 찾아가거나 아니면 담당자와 전화통화를 계속하며 본의 아니게 숨바꼭질을 하게 되는 경우 말이죠.
소위 "갑" 입장이면 슬슬 짜증이 나고, "을"입장이면 진땀이 나죠.
경비실이 있거나 헬프데스크가 있어서 신분확인을 하는 경우도 마찬가지입니다.
"어디 가세요?"
이 한 마디로 시작되어 신분증 주고, 경비원은 담당자에게 전화해서 확인하고, 볼펜과 함께 내밀어진 방문대장에 개인정보 적고(적으면서
앞에 적힌 사람들 신상 한번 읽어주는 건 재미죠? 회사, 성명, 휴대전화 번호, 방문 시간, 만난 사람 이름까지.... ㅎ)
이쯤 되면 내가 왔었다는 사실도 방문대장이 한 페이지가 넘어가기 전에는 다른 사람들도 다 알겠군요.
생각해보면 좀 찜찜한 경우가 있습니다.
"요즘 어떤 세상인데 이 회사는 개인정보 따위는...."
방문예약스템이 있는 경우는 어떨까요?
요즘 대부분 대기업에서는 방문객출입관리시스템을 운영하고 있지요.
저희 제품을 쓰고 있는 대우인터내셔널이나 포스코ICT를 예로 들어 보지요.
우선 방문 전에 미리 인터넷으로 방문신청이 가능합니다. 신청 즉시 찾알갈 분의 SMS로 승인요청 알림을 받습니다.
혹시 미리 신청 못 했다고 하더라도 로비에 방문신청 전용 PC가 설치되어 있어요.
담당자가 PC 또는 모바일로 승인했다면 시간약속 역시 되어 있는 거지요.
신분증만 주면 헬프데스크에서 방문증과 교환되고, 장소안내만 받으면 되겠네요.
한 마디로 "시스템으로 관리되는 스마트한 프로세스"입니다.
이미지가 떠오르시나요?
우리 회사를 찾아온 손님이 어떤 첫인상을 가지고 미팅을 시작하는 게 좋을까요?
기업 이미지를 위해서 많은 돈과 노력을 기울이는 요즘, 이런 작은 시스템 하나가 큰 효과를 만들 수 있답니다. ^^
"깨진 유리창 법칙" 이라는 것이 있습니다.
유리창처럼 사소한 것들을 방치해두면, 나중에는 큰 범죄로 이어진다는 범죄 심리학 이론. 1982년 제임스 윌슨(James Wilson)과 조지 켈링(George Kelling)이 자신들의 이론을
월간잡지 《Atlanta》에 발표하면서 명명한 범죄학 이론이다. 건물주인이 건물의 깨진 유리창을 그대로 방치해두면, 지나가는 행인들은 그 건물을 관리를 포기한 건물로 판단하고
돌을 던져 나머지 유리창까지 모조리 깨뜨리게 된다. 그리고 나아가 그 건물에서는 절도나 강도 같은 강력범죄가 일어날 확률도 높아진다.
즉, ‘깨진 유리창 법칙’은 깨진 유리창과 같은 일의 작은 부분이 도시의 무법천지와 같은 큰 일을 망칠 수도 있음을 뜻한다. [네이버 지식백과]
이렇듯 작은 부분을 소홀히 하면 결국 큰 부분까지 소홀할 거라고 생각하게 되고 대하는 사람도 막 대하게 됩니다.
매일 쓰레기 무단투기 하던 곳에 CCTV 설치를 하니, 엄벌에 처하니, 벌금을 물리니 해도 안 되던 곳에
예쁜 화단을 설치했더니 쓰레기가 자취를 감췄다는 얘기도 들어본 적 있으시죠?
이렇든 사람의 인식이라는 것이 무섭다는 거지요.
요즘 보안사고 많이들 터집니다. 도난사고도 많이 터지지요.
점심시간에 빈 사무실에 침입해 지갑을 털어갔다는 뉴스, 공사 마치고 가면서 제품이나 원료, 고철 같은 것들 쓱 실어가다 걸렸다는 얘기 등....
(일부 얘기입니다. 대부분 양심적인 분들입니다)
처음부터 보안이 허술해 보이고 만만해 보이면 조금씩 간이 커진다는 것도 사실입니다.
아예 처음부터 "이곳은 보안이 세구나!", "이곳은 관리되고 있구나!" 하는 인식이 박혀야
그런 생각 자체를 안 한다는 거지요.
도난사고가 발생했을 경우 방문객출입관리시스템이 벌떡 일어나 도둑을 잡아주거나 하진 않습니다.
그런 시도를 할 생각 자체를 막아주는 거지요.
허술한 곳이 널렸는데 누가 굳이 시스템으로 관리되고 있는 곳을 택하겠습니까?
(그래도 시도한다면, 그래서 성공했다 하더라도 이력관리에서 추적당할 수 있습니다)
급한 상황 발생 떄(예를 들면 화재, 건물 붕괴 등) 건물 안에 아직 누가 있는지 신속하게 파악할 수 있어야 합니다.
건물 안에 인명이 있는 것과 없는 것은 소방활동에서 아주 중요한 판가름이 나니까요.
몇 명이 건물 안에 있는지, 어디에 있는지 등을 즉시 알 수 있는 자료가 있다며 매우 중요하게 활용되겠죠.
건물 안에 근무하는 직원들의 경우 신상명세가 대부분 즉시 파악됩니다. 하다못해 빠져나온 사람들한테만 파악해도 어느 정도는 윤곽이 나오겠죠.
방문객의 경우는 알 수 없습니다. 누가 어딜 갔는지 알 수 없는 거죠.
방문객출입관리시스템이 있다면 가늠할 수 있습니다. 적어도 누가 아직 건물 안에 남아있는지(출문하지 않았는지)는 정확하게 알 수 있죠. 연락처도 함께 있으니 연락할 수 있을 가능성이 큽니다.
상가나 백화점처럼 불특정 대다수가 자유롭게 왕래해야 한다면 방문객출입관리시스템을 구현하기 어렵습니다. 낮은 확률의 "안전" 때문에 "다수의 불편"을 감수하라고 하면 당장 매출이 떨어지겠죠.
하지만 일반 기업이나 병원, 빌딩 등은 "불편"보다 "안전"을 우선하는 것이 당연합니다.
이를 소홀히 하다가 큰 사고가 발생했을 경우 "시스템의 부재"를 외치는 경우를 왕왕 봅니다.
발생하지 않는 것이 최선인 재난입니다만, 발생했을 때 대처방안을 마련해놓는 것이 적게 잃는 것이 아닐까요?
